Was versteht man unter Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung betrifft die Gesamtheit der Prozesse zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitsdauer in einem Unternehmen oder einer Einrichtung. Sie umfasst:
- die Überwachung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter
- die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaube
- die Überwachung der Tätigkeitszeiten
- die Planung und Organisation der Arbeitszeiten
Die Zeiterfassung ist in allen öffentlichen und privaten Einrichtungen von großer Bedeutung, und zwar unabhängig von Branche und Mitarbeiterzahl.
Für Personalabteilungen spielt die Zeiterfassung heute eine entscheidende strategische Rolle, da sie der Einrichtung ermöglicht, sich im rechtlichen Rahmen zu bewegen und gleichzeitig die organisatorische Mitarbeiterführung flüssiger zu gestalten.Dadurch wird für mehr Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz gesorgt. Die Zeiterfassung setzt die genaue Überwachung zahlreicher Kennzahlen voraus.
Der Kauf einer Zeiterfassungssoftware ist daher die Lösung zur optimalen Digitalisierung einer Vielzahl kritischer Unternehmensprozesse.
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Wozu dient eine Zeiterfassungs-Software?
Zu Beginn wurden Zeiterfassungssysteme für die einfache Kontrolle der Anwesenheitszeiten eingesetzt. Durch den Einsatz von Instrumenten zur Planungshilfe, zur Analyse der Rentabilität von Aktivitäten und kollaborativen Lösungen für die Abwesenheitsverwaltung haben sich diese Systeme dann in Richtung der Personaloptimierung weiterentwickelt.
Eine Zeiterfassungssoftware verfolgt in der Regel die folgenden vier Ziele:
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: die Einhaltung geltenden Sozialrechts hinsichtlich der Arbeitsdauer und -organisation durch die Automatisierung von Kontrollen, die Zentralisierung von Arbeitsprozessen und die Digitalisierung von administrativen Aufgaben.
- Die sichere Erfassung variabler Lohnabrechnungselemente: Die Software garantiert zuverlässige und sichere Ergebnisse, welche die Lohnabrechnung vereinfachen. Zudem wird eine erneute Eingabe von Informationen vermieden, was sich oft als Fehlerquelle herausstellt.
- Verbesserung der Arbeitsorganisation: Durch die Digitalisierung einer großen Zahl von Prozessen sorgt die Software für ein flüssigeres Management und stärkt die Flexibilität Ihres Unternehmens. So wird es einfacher, die Aufgaben und Arbeitszeiten gerecht zu verteilen, wobei Mitarbeitern eine verbesserte Übersicht und mehr Selbstständigkeit in ihrer Arbeit gewährt wird.
- Analytics-Übersicht über die Tätigkeiten: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten nach Tätigkeit, Projekt, Kostenstelle, Kunde oder einem anderen Verteilungsschlüssel erhalten Sie eine verbesserte Analytics-Übersicht über die Performance Ihres Unternehmens.
Die Investition in eine Zeiterfassungssoftware rentiert sich aufgrund der Automatisierung zeitintensiver administrativer Aufgaben in der Personalabteilung sehr schnell – Nach nur wenigen Monaten der Nutzung erhöhen Sie Ihre Rentabilität. Diese Optimierung trägt stark zur Verbesserung des Unternehmensklimas bei. Die Leiter der Personalabteilung können sich daraufhin Aufgaben widmen, die einen höheren Mehrwert schaffen. Das Ziel ist daher auf die Optimierung des Humankapitals ausgerichtet.
Nach welchen Kriterien sollten Sie Ihre Zeiterfassungs-Lösung auswählen?
Die Wahl der geeigneten Software zur Steuerung Ihrer Personalangelegenheiten ist äußerst wichtig. Bestimmte Kriterien sind entscheidend:
- Die Möglichkeit, die Einstellungen der Software zu ändern, um diese an Ihre Verwaltungsregeln anzupassen. Jedes Unternehmen verfügt unabhängig von seiner Größe über einen eigenen rechtlichen Rahmen und eigene Methoden. Die Lösung sollte sich daher an Ihr Unternehmen und seine Entwicklung anpassen können. Aus diesem Grund sollten die Einstellungen der gewählten Lösung von den Leitern Ihrer Personalabteilung geändert werden können, damit das System permanent zuverlässige Daten liefern kann.
- Ergonomie: Das Nutzungserlebnis sollte optimal sein, um Mitarbeitern und Managern eine flüssige Nutzung zu garantieren. Einfaches und praktisches Bearbeiten ist notwendig, damit die Lösung von Ihren Mitarbeitern angenommen wird.
- Die Integrationsfähigkeit der Software mit Lohnabrechnungs- und ERP-Systemen sowie ihre Offenheit für eine perfekte Anbindung an Ihr vorhandenes Informationssystem.
Die richtige Wahl Ihrer Personallösung: Kelio, die selbstverständliche Wahl
Als Ergebnis 5-jähriger Forschung und Entwicklung und einer Investition in Höhe von 5 Millionen Euro erfüllen die Zeiterfassungslösungen von Bodet Software, Kelio One, Kelio Pro und Kelio Pro Plus sämtliche dieser Kriterien. Durch den Einsatz dieser Lösungen mit ihren zahlreichen Funktionen gewinnen Sie an Proaktivität, Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Mit diesen Lösungen sind Sie in der Lage, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten (eine an Ihre Betriebsvereinbarung angepasste Verwaltung der Arbeitsdauer, Überstunden, Ruhezeiten usw.), den Produktivitäts- und Effizienzerfordernissen Ihres Unternehmens zu begegnen und gleichzeitig das soziale Gleichgewicht im Unternehmen zu erhalten.
Seit über 30 Jahren entwickelt Bodet Software innovative und professionelle Lösungen, die an Ihre Bedürfnisse angepasst sind: Warten Sie also nicht länger: