Besucherverwaltung

 

Modernisieren Sie den Empfang und die Übersicht über die Besucher Ihres Unternehmens.

Kelio Besucher ist eine Softwarelösung, die speziell für die Modernisierung des Empfangs im Unternehmen geeignet ist. Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, die Betreuung Ihrer Besucher zu vereinfachen und sorgt gleichzeitig für eine verbesserte Zutrittskontrolle. In Kombination mit dem Einsatz der Touch-Terminals Visio X7, trägt Kelio Besucher zur Neugestaltung Ihres Empfangs und zur Stärkung Ihres Unternehmensimages bei.

Die Besucherverwaltung ist in die Softwares zur Zutrittskontrolle Kelio Security integriert.

Die Herausforderungen der Besucher-Zutrittskontrolle

Das interaktive Terminal Kelio Visio X7 mit Touchscreen ermöglicht einen einfachen und effektiven Empfang von Besuchern.

Briefträger, Lieferant, Dienstleister, Kunde auf Besuch, Reinigungskraft, Bewerber usw.: Ein Unternehmen empfängt jeden Tag zahlreiche Besucher.

Der Empfang und die Besucherverwaltung sind für Firmen von entscheidender Bedeutung, da sie sowohl Einfluss auf das Image als auch auf die Sicherheit des Unternehmens haben:

Besucher-Zutrittskontrolle

  • Nicht vorhandener, überforderter oder zu kostenintensiver Empfang
  • Empfang durch ungeschultes oder nicht speziell eingesetztes Sicherheitspersonal
  • Unzureichende Übermittlung von Informationen über erwartete Besuche
  • Ungenügend abgesicherte Verfahren (Besucherregister in Papierform, verminderte Wachsamkeit usw.)
  • Erhöhte Risiken durch unangemeldete oder anonyme Besuche
  • Mangelnde Kenntnis der Besucher, die sich auf dem Geschäftsgelände befinden usw.

Mit der Softwarelösung Kelio Besucher, die in das Modul Kelio Security integriert ist, können Sie den Empfang Ihrer verschiedenen Besucher vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Geschäftsgebäude und Mitarbeiter gewährleisten.

 

Die Zugangslösung für die Modernisierung der Besuche in Ihren Geschäftsräumen

Kelio Besucher ist eine vielseitige Softwarelösung, die Ihnen folgende Vorteile garantiert:

  • Ein moderner Empfang, der autonom oder im Wechsel mit dem Empfangspersonal funktioniert
  • Erstellung verschiedener Besucherprofile
  • Implementierung spezifischer Empfangsverfahren je nach Besuchertyp: ein eindeutiger Zugangscode pro Lieferant, ein personalisierter Empfang pro Kunde usw.
  • Zeitnahe Identifizierung geplanter Besucher und Eingabe von Informationen über ungeplante Besucher
  • Aktualisierung und gemeinsame Benutzung des Besucherplans
  • Absicherung der Besuchsverfahren: obligatorische Unterschrift in einem digitalen Register
  • Rückverfolgbarkeit der Besuche

Für flexiblere Einsatzmöglichkeiten und einen hundertprozentig modernen Empfang kann das Modul Kelio Besucher mit dem Terminal Kelio Visio kombiniert werden (optional).

Covid-19: Wie kann ein sicherer Empfang von Besuchern in Unternehmen gewährleistet werden?

Die Coronakrise stellt Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung:

  • Sie müssen Ihre Mitarbeiter vor Ort schützen, und gegen die Verbreitung des Coronavirus kämpfen.
  • Sie müssen Besuchern, wie Lieferanten, Zusteller etc., die für das Funktionieren Ihres Unternehmens unerlässlich sind, die bestmöglichen Sicherheitsbedingungen bieten.

Die Kelio Besucherverwaltung unterstützt Sie dabei, Ihren Empfang an die durch COVID-19 hervorgerufene Krisensituation anzupassen. Sie erlaubt:

  • Die Automatisierung Ihres Empfangs im Unternehmen ohne Gefährdung Ihres Empfangspersonals
  • Den Vorabversand von QR-Codes an Ihre Besucher zwecks Kontaktminimierung mit Ihrem Empfangssystem
  • Die vorzeitige Beantwortung eines Fragebogens oder die Unterzeichnung einer eidesstattliche Erklärung durch Ihre Besucher
  • Die Nachverfolgung Ihres Besucheraufkommens in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO
  • Die Weiterleitung von Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen

Die Aufzeichnung der Besuche in Ihren Räumlichkeiten erlaubt die Rückverfolgung möglicher Kontakte und die Ergreifung erforderlicher Maßnahmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter und Besucher.

Verwalten Sie in aller Ruhe geplante und ungeplante Besucher

Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die eigenen Besuche mit dem Modul Kelio Besucher zu planen:

  • Vorregistrierung von Besuchen durch Personen, die zum Empfang von Besuchern berechtigt sind
  • Ansicht der geplanten Besuche je nach Typ: laufend, kommend, nicht stattgefunden, beendet
  • Ausdruck einer Besuchskartei, die unterschrieben werden kann
  • Synchronisierung mit dem Outlook©-Kalender des Mitarbeiters

Eine Bestätigungs-E-Mail, die einen QR-Code zur eindeutigen Identifizierung enthält, wird automatisch an den Besucher geschickt. Am Vortag des Besuchs erhält dieser zusätzlich eine Erinnerungs-E-Mail.

Darüber hinaus kann die Software auch ungeplante Besuche verwalten:

  • Selbständige oder assistierte Eingabe der Identität des Besuchers in das Touch-Terminal Kelio Visio (Nachname, Vorname, Besuchsgrund usw.)
  • Ausdruck des Ausweises
  • Benachrichtigung des besuchten Mitarbeiters

Vereinfachen und modernisieren Sie den Besucherempfang mit dem Touch-Terminal Kelio Visio

Kelio Visio ist ein interaktives Touch-Terminal, mit dem Sie den Empfang von Besuchern einfach und effizient kontrollieren können. Der Besucher hat die Möglichkeit:

  • sich bei seiner Ankunft auszuweisen, indem er sich direkt am Terminal oder durch Einscannen des QR-Codes im Rahmen eines vorregistrierten Besuchs anmeldet
  • die Sicherheitshinweise abzufragen
  • sich selbst zu fotografieren, um seine Besucherkartei zu vervollständigen
  • das elektronische Besuchsregister direkt am digitalen Terminal zu unterschreiben

Nach dem Besuch genügt eine einfache Unterschrift des Besuchers auf der Touchscreen des Terminals, um seinen Besuch abzuschließen.
Das Terminal Kelio Visio im modernen Design funktioniert ohne menschlichen Eingriff und kann als Ergänzung für Empfangsmitarbeiter dienen oder diese ersetzen.